Știm cu toții că utilizarea casei de marcat electronice în activitățile comerciale nu este un moft ci o obligație legală.
Conform OUG 28/1999 obligația utilizării casei de marcat fiscale o au agenții economici care livrează bunuri sau/și prestează servicii către populație cu caracter permanent. Obligația de utilizare a casei de marcat ia naștere de la data începerii activității. Puteți citi aici cine este exceptat de la utilizarea casei de marcat. Neutilizarea unei case de marcat este considerată contravenție iar sancțiunile prevăzute în lege sunt plata unei amenzi de 10 000 până la 15 000 ron si/ sau suspendarea activității pentru o perioadă de la 1 până la 3 luni.
Însă achiziția unei case de marcat nu înseamnă că riscul unei amenzi dispare. Citiți în continuare ca să vedeți ce puteți sau ce nu trebuie să faceți pentru a evita sancțiunile.
- Anunțați unitatea acreditată pentru service (firma cu care aveți contract de service) în cazul unei defecțiuni a casei de marcat în momentul constatării acesteia. În caz contrar legea prevede sancțiuni sub formă de amendă cu o valoare cuprinsă între 2000 și 4000 lei.
- Legea reglementează inclusiv ce consumabile pentru casa de marcat puteți folosi. Astfel este considerată contravenție și se pedepsește cu amendă în valoare de 40 000 până la 60 000 lei nerespectarea dispozițiilor prevăzute în art. 4 alin. (12) lit. a) – d). Așadar, pentru evitarea amenzii folosiți doar consumabile de tipul şi cu caracteristicile tehnice prevăzute în manualul de utilizare a aparatului respectiv și care asigură menţinerea lizibilităţii datelor pe perioada de arhivare prevăzută de OUG 28/1999 şi să asigure arhivarea datelor; cereți completarea manualului de utilizare cu informaţii privind tipul şi caracteristicile tehnice ale consumabilelor, dacă manualul de utilizare a aparatului respectiv nu conţine astfel de informaţii; încheiați contract ferm cu furnizorul consumabilelor pentru casa de marcat în care includeți clauze de livrare doar a consumabilelor de tipul şi cu caracteristicile tehnice prevăzute în manualul de utilizare, care să asigure menţinerea lizibilităţii datelor pe perioada de arhivare prevăzută de prezenta ordonanţă de urgenţă, clauze privind daunele la care sunt îndreptăţiţi utilizatorii în cazul nerespectării clauzelor contractuale de către furnizori şi să asigure arhivarea datelor.
- Nerespectarea obligaţiei de a păstra şi arhiva memoria fiscală, precum şi dispozitivul de memorare a jurnalului electronic, în condiţii care să permită citirea acestora de către organul fiscal competent, atrage după sine o amendă în cuantum de 40 000 până la 60 000 lei.
- Păstrați, completați şi actualizați cartea de intervenţii a casei de marcat. Prevăzută la art. 5 alin. (3), nerespectarea acestei obligații legale aduce cu sine o amendă de 8 000 până la 10 000 lei. Ce trebuie făcut? Asigurați-vă că indiferent de modelul de casă de marcat ales, acesta vă este livrat cu manual de utilizare; cereți, păstrați și completați cartea de intervenții. Completarea cărții de intervenții se face de către firma cu care aveți contract de service în cazul unei defecțiuni a casei de marcat. În plus, o casă de marcat nu poate fi revândută fără cartea de intervenții.
- În cazul unei defecțiuni a casei de marcat și până la repunerea sa în funcțiune, aveți obligația de a înregistra într-un registru special, întocmit în acest sens, toate operaţiunile efectuate şi de a emite chitanţe pentru respectivele operaţiuni şi facturi, la cererea clientului. În caz contrar, amenda prevăzută este de 8 000 până la 10 000 lei.
- În cazul în care, din diferite motive, sunteți în ipostaza de a vinde casa de marcat, aveți obligația legală de a apela la un distribuitor autorizat pentru vânzarea acesteia. Altfel va trebui să plătiți o amendă de 2000 până la 4000 lei.
- În calitate de utilizator al casei de marcat mai aveți obligația de a asigura funcționarea acesteia în parametri tehnici legali și să permiteți intervenţia tehnică a persoanelor autorizate pentru efectuarea operaţiunilor de service. Prin persoane autorizate ne referim la tehnicianul firmei cu care ați încheiat contractul de service.Nerespectarea acestor prevederi este pedepsită cu amendă de la 8 000 la 10 000 lei.
- Amenda de la 8 000 la 10 000 lei este prevăzută și în cazul în care utilizatorul casei de marcat omite să întocmească documente justificative pentru toate sumele introduse/extrase în/din sertarul casei de marcat, altele decât cele provenite din încasarea cu numerar a contravalorii bunurilor livrate cu amănuntul şi a serviciilor efectuate către populaţie sau cele utilizate pentru a acorda rest clientului.
Deţinerea la punctele de vânzare a unor sume care nu pot fi justificate prin datele înscrise în documentele emise cu aparate de marcat electronice fiscale, în registrul special sau prin chitanţe atrage confiscarea sumelor ce nu pot fi justificate și o amendă de 2000 până la 4000 lei.
- Asigurați conectarea la distanţă a aparatelor de marcat electronice fiscale, în vederea transmiterii de date fiscale către ANAF. Amenda pentru nerespectarea acestei prevederi este de 8 000-10 000 lei.
Legea mai prevede și alte obligații pe care le aveți ca și operator comercial, obligații ce țin în mod exclusiv de dumneavoastră. În ceea ce privește punctele enumerate mai sus, menționăm că o modalitate eficientă și simplă de a vă achita de cea mai mare parte dintre aceste obligații, este să alegeți cu grijă de unde achiziționați casa de marcat.
Apelând la un distribuitor de case de marcat electronice, așa cum este Amef, mare parte din aspectele menționate în lege vor fi respectate fără bătăi de cap: casele de marcat electronice comercializate sunt conforme cu cerințele ANAF, se conectează la serverele ANAF prin wifi. Un astfel de distribuitor se poate ocupa inclusiv de depunerea dosarului și obținerea NUI, oferă instruire gratuită pentru utilizarea casei de marcat, încheie contract de service și are și consumabilele potrivite pentru modelul de casa de marcat ales.
