Facturarea electronică nu mai este deloc un concept nou pentru antreprenori, dacă ne gândim că din ianuarie 2024 a devenit obligatorie. Multe companii și-au digitalizat procesele de facturare cu mulți ani înainte când au renunțat la hârtie pentru PDF-uri. Dar, datorită progreselor tehnologice, standardul modern de facturare electronică a atins un nou prag de evoluție, devenind rapid un must-have pentru companiile din întreaga lume.
Însă, cum bine știm cu toții, nu întotdeauna lucrurile se petrec în teorie ca și în practică. Tocmai de aceea, orice antreprenor trebuie să fie informat cât mai bine despre ce înseamnă e-Factura 2024. Pentru a simplifica puțin lucrurile, am strâns cele mai importante aspecte pe care orice contribuabil care emite facturi trebuie să le cunoască:
1. SPV poate fi utilizat și de un reprezentant desemnat
Utilizarea Spațiului Privat Virtual (SPV) se poate face și în lipsa administratorului firmei prin împuternicit sau prin reprezentantul desemnat (de exemplu, contabilul). Împuternicirea sau mandatul de reprezentare trebuie să conțină acordul cu privire la accesul la informațiile referitoare la istoricul acțiunilor anterioare din SPV al persoanei/firmei reprezentate.
2. Prin SPV poți efectua mai multe operațiuni
Un antreprenor poate efectua mai multe operațiuni prin intermediul SPV, printre care gestionarea declarațiilor fiscale online (precum Declarația Unică), poate verifica istoricul în ceea ce privește obligațiile fiscale achitate/de plată, statusul fiscal etc, precum și transmiterea facturilor electronice către clienți.
3. Persoana care deține tokenul trebuie să fie de încredere
Tokenul pentru semnătură digitală trebuie transmis unei persoane de încredere din companie care să emită și să transmită facturi. Această persoană va avea acces la toate informațiile financiare, de la cifră de afaceri până la salarii.
4. Nu poți verifica impozitele datorate statului în contul SPV
În SPV nu se pot verifica obligațiile fiscale datorate autorităților publice locale precum: impozit pe teren, locuință sau alte impozite locale.
5. Poți emite un număr nelimitat de facturi
Un token este valabil 90 de zile și nu există limitări de la ANAF cu privire la numărul de facturi depuse în acest interval.
6. Facturile greșite urcate în SPV nu se pot anula
O factură greșită odată urcată în SPV, nu mai poate fi corectată, anulată, retrasă sau ștearsă. Fie sistemul ANAF o respinge pe motive de neconformitate, fie în cazul în care nu se întâmplă acest lucru, se va emite o factură de stornare pentru corectarea ei, urmată evident de o a treia factură corect emisă. Facturile stornate se depun ca orice altă factură. Proformele nu se depun în SPV, ele nu reprezintă facturi.
7. Netrimiterea facturilor prin SPV va fi sancționată cu amendă
De la 1 aprilie 2024, neînregistrarea în SPV și neutilizarea e-Factura constituie contravenție și poate fi sancționată cu amendă. Termenul limită pentru transmiterea facturilor în SPV este de 5 zile calendaristice de la emiterea facturii, dar nu mai târziu de 5 zile calendaristice față de termenul de emitere a facturii prevăzut de Codul fiscal, adică data de 15 a lunii următoare.
Dacă nu declari facturile în termenul legal se consideră contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari. Cei mijlocii vor primi o amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei. Contribuabilii mici vor primi o amendă de la 1.000 lei la 2.500 lei.
8. Facturile vor fi păstrate doar în arhiva digitală
Toate facturile electronice trebuie stocate într-o arhivă digitală. Vei avea la dispoziție maxim 60 de zile pentru a face acest lucru.
9. Poți depune Declarația Unică prin SPV
Descărcarea și transmiterea declarației unice se pot realiza prin intermediul Spațiului Privat Virtual. Contribuabilii vor primi declarația precompletată și vor fi notificați despre încărcarea sa în SPV, dacă ai acceptat comunicarea prin e-mail de la ANAF atunci când se primesc mesaje noi în portal.
10. Se reduc numărul controalelor ANAF în cadrul firmei
Pentru antreprenori, desfășurarea acestor operațiuni online, prin intermediul SPV, aduce multiple avantaje, precum reducerea timpului și a efortului necesare pentru îndeplinirea obligațiilor fiscale și accesarea rapidă a informațiilor despre situația fiscală. De asemenea, prin automatizarea facturării electronice prin intermediul unui soft, se reduce riscul de erori umane, iar comunicarea transparentă cu ANAF reduce numărul de controale fizice la sediul firmei.
Sistemul RO e-Factura, prin care facturile emise de o firmă ajung în acelaşi timp şi la autorităţile statului, dar şi la firma/instituţia care trebuie să plătească acele facturi, a devenit obligatoriu de la 1 ianuarie 2024.
Pentru a simplifica acest proces, firmele pot folosi un soft de facturi performant și customizabil care pe lângă trimiterea către ANAF poate să includă și funcții suplimentare. De exemplu, gestionarea facturilor într-o aplicație găzduită în cloud, de genul celei oferite de NextUp simplifică lucrurile destul de mult. Sistemul este intuitiv și oferă o serie de automatizări extrem de utile, inclusiv transmiterea facturilor printr-un singur click către ANAF.
