Apostila este un certificat oficial emis de autoritățile abilitate ale unei țări care a aderat la Convenția de la Haga, cu privire la eliminarea legalizării actelor publice străine. În esență, certifică autenticitatea unui document și autoritatea instituției emitente, permițând astfel ca actul respectiv să fie recunoscut în alte țări membre ale Convenției.Înainte de introducerea apostilei, procesul de legalizare a unui document pentru utilizare în străinătate era extrem de complex și costisitor. Implica mai multe niveluri de autentificare, inclusiv verificarea consulară și cea a ambasadei. Această procedură era nu doar consumatoare de timp, dar și predispusă la erori sau abuzuri. Introducerea opțiunii de apostilare a simplificat acest proces, făcându-l mai rapid și mai eficient. Te invităm să afli mai multe despre istoria și importanța acesteia în prezent.
Convecția de la Haga și impactul apostilării documentelor
Pentru a simplifica procesele birocratice și a facilita schimburile internaționale, în 1961 a fost semnată Convenția de la Haga privind suprimarea cerinței supralegalizării actelor oficiale străine. De atunci, termenul „apostilă” (fr. „apostille”) a căpătat putere juridică, indicând supralegalizarea unui document oficializat în prealabil, astfel încât să fie recunoscut în orice țară semnatară a Convenției.
România a aderat la Convenția de la Haga pe 16 martie 2021. Apostilarea constă în aplicarea unei ștampile de formă pătrată și cu un conținut specific pe toate paginile unui document oficial, precum și pe anexele acestuia. Actul respectiv devine astfel valabil fără nicio altă formalitate suplimentară.
Introducerea apostilei a revoluționat modul în care anumite documente sunt certificate pentru utilizare în străinătate. Principalele avantaje:
- formatul și conținutul apostilei sunt strict reglementate, facilitând recunoașterea și verificarea acesteia;
- procesul de apostilare este mult mai rapid și mai puțin costisitor decât procedurile tradiționale de legalizare (vezi ce preț are formalitatea de apostilă);
- prin aplicarea apostilei, se elimină astfel necesitatea mai multor niveluri de autentificare.
Documente oficiale ce pot avea nevoie de apostilare
- certificatele de naștere;
- certificatele de căsătorie;
- certificatele de deces;
- documentele emise de serviciile pentru evidența cetățenilor;
- documentele sau certificatele ce atestă cetățenia sau domiciliul unei persoane;
- cazierele juridice și cazierele fiscale;
- adeverințele privind veniturile înregistrate;
- actele de studii (diplomele de bacalaureat, licență, masterat, doctorat, programe postdoctorale);
- documentele ce atestă calificarea într-un anumit domeniu de activitate;
- brevetele de invenție;
- adeverințe medicale etc.
Când poate fi necesară aplicarea unei apostile?
Apostilarea documentelor poate fi solicitată în diferite scopuri:
- recunoașterea și echivalarea studiilor;
- demararea unor proceduri legale pe baza unei hotărâri judecătorești sau a unui act notarial;
- înființarea și înregistrarea unei societăți comerciale etc.
Cine poate solicita apostilarea unor documente?
Solicitarea de apostilare a unor documente oficiale poate fi realizată atât de către titularul acestora, cât și de către soție, soț sau altă rudă de până la gradul II. În cazul persoanelor aflate în legătură de rudenie cu titularul documentelor respective, este necesară prezența dovezilor legale ce atestă relația dintre aceștia.
De asemenea, poate exista situația în care o altă persoană fizică, împuternicită prin procură notarială sau împuternicire avocațială, poate solicita apostilarea unor acte. Indiferent de situație, apostila se aplică pe documentul original, iar traducerea sa este realizată apoi de către un traducător autorizat (inclusiv apostila). Odată ce traducerea a fost realizată, se va legaliza la notar semnătura traducătorului, urmând ca apostila să fie apoi aplicată și pe traducerea legalizată a documentelor solicitate.
În general, apostilarea este necesară atunci când o autoritate străină solicită un document oficial românesc și dorește să se asigure de autenticitatea și legalitatea acestuia. Însă este important de reținut faptul că unele țări pot avea acorduri bilaterale cu România care simplifică procesul de recunoaștere a documentelor.
Pentru a afla cu exactitate dacă este necesară apostilarea unui anumit document și care sunt pașii pe care trebuie să îi urmezi, îți recomandăm să consulți site-ul Ministerului Afacerilor Externe al României, acolo unde vei găsi informații detaliate despre apostilă, inclusiv o listă actualizată a țărilor care au aderat la Convenția de la Haga.
