Profitul și numerarul sunt două lucruri diferite: profitul arată cât a câștigat firma după ce scazi costurile din venituri, în timp ce numerarul arată câți bani ai efectiv în cont. Poți avea profit mare pe hârtie și un cont aproape gol dacă clienții nu au plătit încă, dacă ai cumpărat marfă multă sau dacă ai plătit în avans rate și taxe.
Distincția pare teoretică, dar este una dintre cauzele cele mai frecvente ale problemelor financiare ale firmelor mici. Multe dintre ele nu dispar pentru că pierd bani, ci pentru că nu au bani la momentul în care trebuie să plătească.
De unde vine diferența dintre cele două cifre?
Contabilitatea înregistrează veniturile când se emite factura și costurile când apar, indiferent de momentul plății. Contul bancar înregistrează doar mișcările reale de bani. Între cele două se strecoară mai multe decalaje.
- Creanțele: ai emis factura, deci venitul există în profit, dar banii nu au intrat încă.
- Stocurile: ai plătit marfa, dar ea nu s-a vândut. Banii au ieșit, iar costul apare în profit abia la vânzare.
- Investițiile: un utilaj de 50.000 de lei iese integral din cont acum, dar în profit intră în rate mici, prin amortizare.
- Ratele la credit: partea de capital rambursată nu este o cheltuială, deci nu scade profitul, dar scade numerarul.
- Plățile în avans: chirii, asigurări sau abonamente plătite pe un an înainte ies din cont imediat, dar se reflectă în profit lună de lună.
Un exemplu care arată mecanismul
O firmă de servicii de instalații emite în aceeași lună facturi de 100.000 de lei și are costuri totale de 70.000 de lei. Profitul lunii este de 30.000 de lei. Doar că doi clienți mari, care au primit facturi de 60.000 de lei împreună, plătesc la 45 de zile. În cont au intrat doar 40.000 de lei, iar firma a plătit deja 70.000 de lei către oameni și furnizori. Rezultatul: profit de 30.000 de lei și un cont cu minus 30.000 de lei pe luna respectivă.
Dacă firma nu are rezervă sau o linie de credit, ajunge în faza în care întârzie plăți deși, în mod normal, afacerea este sănătoasă. Situația aceasta apare des la firmele care cresc repede: cu cât vinzi mai mult pe credit, cu atât ai nevoie de mai mulți bani la început.
Cum verifici dacă firma ta are această problemă?
Un prim semnal este compararea celor două cifre pe mai multe luni la rând. Dacă profitul este constant pozitiv, dar soldul din bancă scade, ceva se blochează undeva: în creanțe, în stocuri sau în rambursări. Apoi urmărești câteva indicatori simpli:
- vechimea medie a facturilor neîncasate, adică în câte zile plătesc clienții;
- viteza de rotație a stocurilor, adică în câte zile se vinde marfa pe care o cumperi;
- termenul mediu de plată către furnizori;
- suma ratelor de capital pe care le ai de plătit în următoarele trei luni.
Diferența dintre primele trei îți arată câte zile finanțezi singur activitatea. Dacă încasezi la 50 de zile și plătești furnizorii la 20, ai 30 de zile în care banii tăi stau în afacere fără să lucreze pentru tine.
Cum se vede diferența într-o firmă de comerț?
Într-un magazin, decalajul apare de obicei în stoc. Dacă în luna dinaintea unui sezon puternic cumperi marfă de 90.000 de lei și vinzi doar o treime din ea, în profit intră costul a 30.000 de lei, adică doar al mărfii vândute. Din cont au ieșit însă toți cei 90.000. Pe hârtie luna arată bine, în bancă arată slab. Invers se întâmplă după sezon: vinzi din stoc cumpărat înainte, profitul apare, dar în cont intră bani fără ca ieșirile să mai fie la fel de mari. Tocmai de aceea o singură lună nu spune aproape nimic; trebuie privit un șir de luni, cu aceleași două cifre alăturate.
Ce poți face ca să reduci decalajul
Soluțiile nu sunt spectaculoase, dar funcționează. Poți cere avans sau plată în tranșe pentru comenzi mari, poți scurta termenul de scadență pentru clienții noi, poți negocia termene mai lungi cu furnizorii sau poți comanda marfă în loturi mai mici. Pentru ultimul punct, ajută modul în care negociezi cu furnizorii.
În paralel, un plan lunar al intrărilor și ieșirilor îți arată cu săptămâni înainte când apare un gol. Despre cum arată un astfel de plan poți citi în materialul despre organizarea fluxului de numerar într-o afacere mică. Iar pentru o privire de ansamblu asupra creanțelor și datoriilor, bilanțul rămâne instrumentul de bază, explicat în articolul despre cum se citește un bilanț.
Întrebări frecvente
Poate o firmă să fie în pierdere și totuși să aibă bani în cont?
Da. Dacă încasezi avansuri mari sau iei un credit, contul se umple chiar dacă firma pierde bani. Banii intrați nu sunt un semn de profit.
Care cifră contează mai mult?
Ambele, dar pentru lucruri diferite. Profitul arată dacă modelul de afaceri funcționează în timp, iar numerarul arată dacă poți plăti la termen.
Cum aflu rapid cât numerar generează activitatea?
Compară încasările și plățile efective ale lunii, fără rambursări de credit și fără aport de capital. Rezultatul este numerarul generat de activitatea curentă.
