Pe masura ce o firma se dezvolta, numarul de activitati creste. Apar mai multe comenzi, facturi, produse, angajati si informatii care trebuie urmarite zilnic. Daca fiecare departament foloseste alte fisiere sau programe, datele pot ajunge sa fie greu de verificat si actualizat. Un software de management integrat reuneste aceste informatii si permite firmei sa lucreze mai organizat, fara ca fiecare echipa sa tina evidenta separat.
Ideea principala a unui astfel de sistem este legatura dintre activitatile firmei. O informatie introdusa intr-o parte a programului poate fi folosita si de alte departamente, fara sa fie introdusa din nou. De exemplu, datele unei comenzi pot ajunge mai usor la depozit, apoi la facturare, iar managerul poate urmari stadiul acesteia fara sa ceara informatii de la fiecare angajat.
Pentru firmele care vor sa faca trecerea la un mod de lucru mai bine organizat, New PEAKS poate reprezenta un punct de plecare pentru analiza unei astfel de solutii. Important este ca programul sa fie ales dupa modul in care functioneaza firma, nu doar dupa numarul de functii pe care le are. Un sistem prea complicat poate ingreuna activitatea daca angajatii nu au nevoie de toate optiunile disponibile.
Datele ajung mai repede la oamenii potriviti
Unul dintre cele mai importante avantaje ale unui sistem integrat este faptul ca informatia nu mai trebuie mutata permanent intre departamente. Intr-o firma care lucreaza cu fisiere separate, un angajat poate astepta un email sau un raspuns de la un coleg pentru a verifica o comanda, un produs sau o plata. Cand datele sunt centralizate, accesul la informatiile necesare devine mult mai simplu, iar activitatile pot continua fara aceleasi intarzieri.
O etapa precum implementare Odoo poate arata cum este organizata trecerea de la mai multe instrumente separate la o platforma comuna. Fiind o solutie modulara, aceasta poate fi configurata in functie de activitatile pe care firma vrea sa le gestioneze. Nu toate companiile au aceleasi prioritati, iar modulele folosite trebuie alese in functie de procesele existente si de modul real de lucru al angajatilor.
Pentru ca informatiile sa fie gestionate corect, un sistem integrat poate avea mai multe zone de lucru, fiecare cu un rol clar:
- Evidenta clientilor si a comenzilor.
- Gestionarea produselor.
- Facturarea si contabilitatea.
- Achizitiile.
- Administrarea angajatilor.
- Rapoartele interne.
Munca zilnica devine mai usor de urmarit
Cand un antreprenor se intereseaza de un sistem ERP ce inseamna pentru activitatea de zi cu zi este una dintre primele intrebari la care trebuie sa gaseasca un raspuns. In practica, un astfel de sistem poate reduce numarul activitatilor facute manual si poate face informatiile mai usor de gasit. Angajatii nu mai trebuie sa caute acelasi lucru in mai multe fisiere, iar anumite date pot fi preluate automat din operatiunile deja inregistrate.
Un alt avantaj apare atunci cand firma incepe sa aiba mai multe comenzi sau mai multi clienti. O activitate care pare simpla atunci cand sunt putine date poate deveni dificila dupa cateva luni. Un sistem centralizat permite urmarirea informatiilor dintr-un singur loc si poate ajuta echipele sa observe mai repede ce s-a schimbat, ce trebuie rezolvat si unde exista intarzieri.
Printre situatiile in care un sistem integrat poate simplifica munca se afla:
- verificarea rapida a disponibilitatii unui produs;
- urmarirea unei comenzi de la inregistrare pana la finalizare;
- accesarea informatiilor despre clienti fara cautari in mai multe fisiere;
- pregatirea unor rapoarte pe baza datelor deja introduse;
- transmiterea mai rapida a informatiilor intre departamente;
- reducerea introducerii repetate a acelorasi date.
Schimbarea trebuie pregatita din timp
Trecerea la un software nou nu inseamna doar instalarea programului. Inainte de configurare, firma trebuie sa analizeze felul in care lucreaza in prezent. Unele proceduri pot fi eficiente, in timp ce altele pot consuma prea mult timp sau pot crea confuzii. Daca aceste probleme sunt identificate inainte de implementare, sistemul poate fi configurat mai aproape de nevoile reale ale companiei.
Un rol important il are si pregatirea oamenilor care vor utiliza programul. Angajatii nu trebuie sa invete fiecare functie disponibila, ci doar instrumentele de care au nevoie in activitatea lor. Un om care lucreaza cu facturi are alte cerinte fata de un angajat din depozit, iar instruirea poate fi organizata in functie de aceste diferente. Astfel, adaptarea devine mai simpla si apare mai putina presiune in perioada de schimbare.
Pentru o tranzitie mai ordonata, firma poate urmari cateva directii importante:
- stabilirea problemelor care trebuie rezolvate prin noul sistem;
- identificarea angajatilor care vor utiliza fiecare functie;
- curatarea si verificarea datelor existente;
- stabilirea etapelor de testare inainte de lansarea completa;
- pregatirea unor instructiuni simple pentru utilizatori;
- urmarirea problemelor aparute dupa pornirea sistemului.
Datele adunate in timp pot sustine decizii mai bune
Un sistem integrat devine tot mai util pe masura ce firma il foloseste. Datele adunate de-a lungul timpului pot oferi o imagine mai clara asupra vanzarilor, comenzilor, stocurilor sau costurilor. Managerii nu mai trebuie sa se bazeze doar pe estimari sau pe rapoarte pregatite manual, ci pot analiza informatiile existente in sistem atunci cand au nevoie de ele.
Aceasta baza de date poate fi folosita si pentru observarea unor schimbari. De exemplu, firma poate vedea ce produse se vand mai bine, in ce perioade cresc comenzile sau unde apar frecvent intarzieri. Astfel de informatii pot ajuta la planificarea achizitiilor si la organizarea activitatii, mai ales atunci cand volumul de lucru creste.
Un alt aspect important este flexibilitatea. O firma care are cinci angajati astazi poate avea o echipa mult mai mare peste cativa ani, iar modul de lucru se poate schimba odata cu dezvoltarea afacerii. Un sistem modular permite adaugarea unor functii noi atunci cand acestea devin necesare. In acest fel, compania nu trebuie sa schimbe intreaga solutie de fiecare data cand apar cerinte noi.